Онлайн‑касса — это кассовая техника, которая формирует фискальные чеки и передает данные о расчетах в Федеральную налоговую службу через оператора фискальных данных (ОФД). С 2017 года бизнес в России работает по правилам 54‑ФЗ, и онлайн‑кассы стали стандартом для торговли и услуг — как в офлайне, так и в интернете.
Основы 54‑ФЗ: зачем нужна онлайн‑касса
Закон 54‑ФЗ обязывает ИП и компании применять контрольно‑кассовую технику (ККТ) при расчетах с покупателями. Цели — прозрачность оборота, удобство контроля и защита прав потребителей. Исключения остались, но их мало и они адресные.
Из чего состоит система
- ККТ — аппарат/ПО, которое формирует фискальный документ (чек/БСО), считает налоги и отправляет данные.
- ФН — фискальный накопитель. Хранит и шифрует фискальные данные, подписывает документы. Срок действия: 13 или 36 месяцев.
- ОФД — оператор фискальных данных. Принимает чеки от кассы, маршрутизирует в ФНС, предоставляет кабинеты, аналитики, уведомления.
- ФНС — получает чеки, сверяет и контролирует соблюдение закона.
Как формируется и уходит чек
- Кассир или система продажи (POS/сайт) инициирует чек.
- ККТ рассчитывает суммы и налоги, формирует ФФД‑документ.
- ФН шифрует и подписывает.
- Чек отправляется в ОФД и далее в ФНС.
- Покупателю выдается бумажный или электронный чек (e‑mail/SMS/QR).
Форматы фискальных данных (ФФД) и налоги
ФФД — версия структуры чека (набор реквизитов). Актуальные версии задают обязательные поля: предмет расчета, ставка НДС, система налогообложения, маркировка и т.д. При смене ФФД требуется обновление ПО кассы и иногда — переоформление настроек.
Онлайн‑касса: офлайн vs интернет
- Офлайн: смарт‑терминалы (Эвотор, АТОЛ, Штрих, Кассатка) с фискализацией на месте, печать чека.
- Онлайн: облачная фискализация с печатью на складе/офисе или электронными чеками. Часто интегрируется с CMS, платежным агрегатором (например, ЮKassa), CRM, 1С.
Какие расчеты требуют чека
Обязателен чек при: наличных, банковской карте, СБП, оплате через платежные сервисы и переводы, если это расчет за товар/услугу. «Перевод на карту без чека» — нарушение, за которое предусмотрены штрафы.