Онлайн‑касса для бизнеса: выбор, регистрация и работа

В большинстве случаев да. ИП на УСН и ПСН должны применять ККТ при расчетах с физлицами и ИП, включая наличные, карты, СБП и онлайн‑платежи. Есть исключения (например, некоторые виды деятельности в труднодоступных местностях или услуги без расчета), но они ограниченны и требуют подтверждения. Для самозанятых касса не нужна, если все расчеты проходят через приложение «Мой налог».

Если вы физлицо, оказываете услуги и не являетесь самозанятым, то при систематической деятельности вам потребуется зарегистрировать статус (ИП/ООО) либо самозанятость. Самозанятый не использует ККТ, но обязан выдавать чеки приложения «Мой налог». При ИП/ООО и расчетах с покупателями ККТ обязательна по 54‑ФЗ.

Ориентиры: аппарат 12–30 тыс. ₽ (портативные — дешевле, стационарные — дороже); ФН 13–22 тыс. ₽ (срок 13/36 мес.); ОФД 2–5 тыс. ₽/год; настройка/регистрация 0–5 тыс. ₽; эквайринг 1,5–2,5%+. Итого старт от ~20–35 тыс. ₽ при покупке или от 1–3 тыс. ₽/мес при аренде/пакетах банка.

Если у вас стабильный офлайн‑торговый объект и средний горизонт планирования 2–3 года — покупка обычно выгоднее. Если бизнес сезонный, пилотный или с низкой нагрузкой — аренда снижает стартовые затраты и включает сервис. Смотрите наш подробный разбор и калькулятор окупаемости.

Популярные пакеты у Сбера, Т‑Банка (Тинькофф), Альфа‑Банка, ВТБ, Точки. В пакет обычно входят касса, ФН, ОФД и эквайринг с пониженной комиссией. Сравнивайте ставки, требования к обороту, поддержку и совместимость с вашим ПО.

Если это расчет с покупателем за товар/услугу, чек обязателен независимо от способа оплаты: наличные, карта, СБП или перевод. Исключения редки. Непробитый чек — риск штрафов по 54‑ФЗ.

Пробивается чек «Возврат прихода» со ссылкой на исходный документ, указывается способ возврата (наличными/безналично), позиция, сумма и ставка НДС. При онлайн‑продажах возврат отражается и в платежной системе, и в ОФД.

Пошагово: получите ЭП, заключите договор с ОФД, создайте карточку ККТ в кабинете ФНС, активируйте ФН, зарегистрируйте кассу (получите РНМ), свяжите с ОФД, пробейте тестовый чек, настройте налоги/ставки. Подробная инструкция — в руководстве по регистрации.

Фискальный накопитель хранит и шифрует фискальные данные. Бывает на 13 и 36 месяцев. Срок зависит от режима налогообложения, вида деятельности и интенсивности чеков. По окончании сроков ФН подлежит замене с перерегистрацией ККТ.

Ожидаются переходы на актуальные форматы ФФД, уточнение правил маркировки и онлайн‑расчетов, расширение сценариев СБП. Следите за обновлениями — мы публикуем сводку и чек‑листы подготовки бизнеса к изменениям.