Кому и когда нужна онлайн‑касса: ИП, ООО, Патент, УСН, самозанятые

Table of contents

• База: что такое онлайн‑касса и закон 54‑ФЗ
• Кому нужна: ООО, ИП на УСН и Патенте
• Самозанятые (НПД): нужна ли онлайн‑касса?
• Интернет‑магазины и онлайн кассы интернет: как это работает
• Отрасли: такси, доставка, офлайн‑магазин
• Когда можно без ККТ: исключения и частые кейсы
• Как выбрать, купить или арендовать кассу
• Регистрация, ОФД, чеки: шаг за шагом
• Таблица‑резюме: кому и когда нужна
• FAQ: «онлайн касса без ИП», «онлайн кассу можно…», «онлайн касса где…»
• Изменения 2025: что учесть уже сейчас
• Итоги и что делать дальше

![Схема работы онлайн‑кассы: покупатель—касса—ОФД—ФНС]

База: что такое онлайн‑касса и закон 54‑ФЗ

Онлайн‑касса (ККТ) — это кассовый аппарат, который формирует кассовые чеки и автоматически передает фискальные данные через ОФД в ФНС. Если вы принимаете наличные, банковские карты, СБП или иные электронные средства, по общему правилу нужна касса и электронный чек. Подробно о терминах и назначении — в статье что такое онлайн‑касса.

Правила определяет 54‑ФЗ. Закон охватывает почти все виды расчетов с физлицами и организациями, кроме отдельных исключений (например, «классический» безнал между юрлицами по платежному поручению без карт и ЭДС). Нормы меняются, поэтому перед стартом проверьте нашу выжимку по нормам в разделе правовая информация 54‑ФЗ.

Кому нужна: ООО, ИП на УСН и Патенте

• Онлайн касса для ООО. Для ООО касса нужна практически всегда при расчетах с покупателями — как в офлайне, так и онлайн. Разбор вариантов, брендов и подключения — на странице онлайн‑касса для ООО.
• Онлайн касса для ИП. Для ИП требования такие же: при расчетах наличными и электронными средствами — ККТ обязательна. Под режимы УСН и ПСН действуют те же правила, за редкими исключениями регионального уровня. Подробнее — онлайн‑касса для ИП.
• Онлайн касса для ИП на УСН. УСН не освобождает от ККТ. При оплате картой, СБП, наличными, в том числе при доставке, чек нужен. Для B2B‑переводов на расчетный счет по платежному поручению касса не требуется.
• Онлайн касса на патенте. ПСН также предполагает использование ККТ при расчетах с физлицами. В некоторых видах деятельности или местностях регион может разрешать работу без ККТ — актуальность таких исключений проверяйте в ФНС и в разделе правовая информация 54‑ФЗ.

Самозанятые (НПД): нужна ли онлайн‑касса?

Самозанятые не обязаны применять ККТ: чеки формируются в приложении «Мой Налог». Поэтому по запросу «самозанятый онлайн касса» правильный ответ — касса не нужна. Но есть нюансы:

• если самозанятый параллельно ведет деятельность как ИП или ООО — для этой деятельности ККТ обязательна;
• если в расчетах участвует агент (маркетплейс, агрегатор), чек может выбивать агент; порядок определяет договор;
• при работе с организациями без наличных и без карт — касса не нужна (формируйте чек НПД).

Если у вас пограничный кейс, уточните алгоритм в ФНС и посмотрите наш раздел вопросы и ответы.

Интернет‑магазины и онлайн кассы интернет: как это работает

Интернет‑торговля требует электронного чека в момент оплаты. Это касается карт, СБП, электронных кошельков, ссылок на оплату и курьерского приема наличных. «Онлайн кассы интернет‑магазинов» работают так:

• касса (фискальный регистратор или облачная/банковская касса) получает из сайта или платежного шлюза данные о заказе;
• формируется чек с обязательными реквизитами ФФД и отправляется покупателю на e‑mail/SMS и в ОФД;
• при возврате генерируется чек возврата.

Материалы по теме:

• интеграция сайта, CMS и API — интеграция и API для интернет‑магазина;
• форматы фискальных данных и фискальные накопители — ФФД, ФН, учет и отчетность;
• выбор ОФД — ОФД: 1‑ОФД, СБИС, Такском, Orange Data;
• операции продажи, возвраты и предоплаты — чеки и операции.

Отрасли: такси, доставка, офлайн‑магазин

• Онлайн касса для такси. Если агрегатор выступает агентом и принимает оплату — чек обычно выбивает агрегатор; при наличном расчете с водителем чек обязателен со стороны исполнителя (ИП/ООО). Детали — в подборке для отраслей такси, доставка, билеты, магазин.
• Курьерская доставка. Курьер с мобильной ККТ или фискальным приложением выбивает чек при получении наличных/карты; при онлайн‑оплате чек формирует интернет‑касса.
• Онлайн касса в магазине. Для стационарной розницы ККТ обязательна при любой оплате от покупателя. Понадобятся сканер, фискальный регистратор/смарт‑терминал, эквайринг и ОФД.

Когда можно без ККТ: исключения и частые кейсы

Есть ситуации, когда касса не нужна, либо есть альтернативы:

• расчеты между организациями по безналу, когда средства поступают платежным поручением без применения карт/электронных средств — как правило, без ККТ;
• отдельные виды торговли и услуг, перечисленные в 54‑ФЗ (например, части разносной торговли, ярмарки, отдаленные местности) — только при соблюдении региональных условий;
• автономный режим без ОФД допускается для ограниченных категорий (при отсутствии связи) и по специальному порядку.

Все исключения — строго по закону и зависят от условий. Перед решением «нужна ли онлайн касса» рекомендовано свериться с правовой базой 54‑ФЗ или уточнить в своей ИФНС.

Как выбрать, купить или арендовать кассу

Онлайн кассу можно подобрать по формату бизнеса:

• смарт‑терминалы «все‑в‑одном» для розницы и услуг;
• фискальные регистраторы + ПО, если уже есть ПК и софт;
• облачные/банковские решения с кассой в терминале эквайринга.

Полезные материалы:

• как оценить трафик, ФФД, интеграции — как выбрать онлайн‑кассу;
• бренды и линейки: АТОЛ, Эвотор, Штрих‑М, ККТ Кассатка, Кассир — бренды и модели;
• банковские решения (Сбер, Тинькофф, Альфа, ВТБ, Точка) — банковские онлайн‑кассы;
• купить или арендовать — цены: покупка и аренда;
• эквайринг, карты и СБП — эквайринг и расчеты;
• сервис, мониторинг и обновления — сервис и мониторинг ККТ.

Регистрация, ОФД, чеки: шаг за шагом

Базовый маршрут подключения ККТ:

1. Выбор и покупка/аренда ККТ, ФН, ОФД.
2. Настройка реквизитов, ФФД, налогообложения.
3. Регистрация ККТ в ФНС (онлайн через ЛК) — регистрация и подключение ККТ.
4. Заключение договора с ОФД — как выбрать ОФД.
5. Проверка статусов в ЛК и ОФД — личный кабинет ККТ и ОФД.
6. Тестовые продажи, обучение персонала, схемы возвратов — чеки и операции.

Для интернет‑торговли добавьте интеграцию сайта/CRM — интеграция и API.

Таблица‑резюме: кому и когда нужна

Кто	Нужна ККТ	Когда и как	Ссылки
ООО	Почти всегда	Любые расчеты с покупателями: наличные, карты, СБП, онлайн	для ООО
ИП на УСН	Да	Наличные и электронные расчеты; B2B‑безнал по ПП без ККТ	для ИП
ИП на Патенте	Да (с исключениями)	Требуется касса, если есть расчеты с физлицами; исключения — по региону	54‑ФЗ
Самозанятые (НПД)	Нет	Чеки через «Мой Налог»; при агентской схеме чек — у агента	FAQ
Интернет‑магазин	Да	Электронный чек в момент оплаты/отгрузки	интеграция
Такси/доставка	Да	Курьер/исполнитель или агент выбивает чек	отрасли

FAQ: «онлайн касса без ИП», «онлайн кассу можно…», «онлайн касса где…»

• Онлайн касса без ИП — можно ли? Купить устройство как товар можно, но зарегистрировать ККТ в ФНС и законно применять ее без статуса ИП/ООО нельзя. Для самозанятых касса не требуется — чеки формируются в «Мой Налог».
• Онлайн кассу можно арендовать? Да. Это популярная опция для старта или сезонной нагрузки: смотрите раздел цены: покупка и аренда.
• Онлайн касса где подключается? Регистрация проходит через ЛК ФНС, передача чеков — через ОФД. Пошагово — регистрация ККТ и ОФД.
• Онлайн касса ли нужна при оплате на расчетный счет? Если это «классический» безналичный расчет между организациями/ИП по платежному поручению без карт и электронных средств — ККТ обычно не требуется. Но при оплате картой/ссылкой/СБП — чек обязателен.
• Что такое «онлайн кассы интернет»? Запрос часто означает ККТ, интегрированные с интернет‑магазином и платежными системами. Вам пригодится раздел интеграция и API.

Изменения 2025: что учесть уже сейчас

Каждый год ФНС и законодатели обновляют требования: форматы фискальных данных, реквизиты чека, нюансы СБП и маркировки. Свежие обновления и дорожную карту рекомендаций собираем здесь — изменения 2025 в онлайн‑кассах. Если вы планируете запуск или апгрейд, закладывайте возможность удаленных обновлений и поддержку актуальных ФФД.

Итоги и что делать дальше

• Ответ на главный вопрос «нужна ли онлайн касса?» почти всегда «да», если вы принимаете наличные, карты, СБП или иные электронные платежи от покупателей.
• Для ООО, ИП на УСН и Патенте касса обязательна; самозанятые обходятся без ККТ.
• Интернет‑торговля оформляет электронные чеки и интегрирует кассу с сайтом/эквайрингом.
• Отраслевые нюансы (такси, доставка, розница) решаются через агента или собственную ККТ.

Готовы подключить кассу или остались вопросы? Посмотрите короткие маршруты на официальном сайте on-line-kassa.ru и задайте вопрос в разделе Вопросы и ответы. Мы поможем выбрать решение, подключить ОФД и эквайринг и быстро выйти в легальные продажи.